codificacion de los datos...

Codificación Efectiva:

Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación (que no debe ser confundida con la codificación de programa).
La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de transformación de datos.
Además los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos.

Objetivos de la Codificación

Hacer el Seguimiento de Algo
A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un número de trabajo a un proyecto.
El vendedor necesita saber el nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la sección siguiente.
Códigos de Secuencia Simple:
El código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos mismos. Este es un numero de fácil referencia para que la compañía pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Cárdenas.
El usar un código de secuencia en vez de un número al azar tiene algunas ventajas:
Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero .
Da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.
Los códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos.

Códigos de Derivación Alfabética:
Hay veces en que no es deseable usar códigos en secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética, es un enfoque usado comúnmente para identificar un numero de cuenta.
Como Clasificar la Información
La codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos básicos de sus cursos.
Para ser útiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante está en clase F, que significa estudiante de primer año, habiendo terminado de 0 a 36 horas de créditos, no debe también ser clasificable como estudiante de segundo año (S), clases traslapantes podrían ser F= 0-36 horas de créditos y S=32-64 horas de créditos, etc. Los datos no son claros y son fácilmente interpretables cuando la codificación de las clases no es mutuamente excluyente.

Códigos de Clasificación :
Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de Clasificación pueden consistir de una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso.
Los Códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los usuarios llegan a familiarizarse tanto con los códigos frecuentemente usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego teclea su código directamente en la terminal de su sistema de línea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes.

Códigos de secuencia en bloque:
Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales categorías de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos : hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299.
la ventaja del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita identificación.

Como Ocultar la Información
Se pueden usar códigos, para ocultar información que no queremos que los demás conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por ejemplo, tal vez una corporación no quiera que la información de un archivo de personal sea accesada por el personal de captura de datos.
Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar información acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Información mediante códigos.

Códigos de Cifrado:
Tal vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociación de letras.
COMO EXPONER LA INFORMACIÓN:
A veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda de ropa , la información acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercancía .
Otra razón para revelar información mediante códigos es hacer más significativa la captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura más precisa. Los ejemplos de códigos de la siguiente sección explican cómo pueden realizarse esos conceptos.

Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos:
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo.
Para el observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto de unos cuantos números mas pequeños, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase

Códigos Nomónicos:
Un Nemónico, es una ayuda para la memoria . cualquier código que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente.
Solicitud de Acción Adecuada
Los códigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos .

Código de Función:
Las funciones que desea el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto.
Lineamientos Generales para la Codificación
En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificación.
Sea Conciso, los códigos deben ser concisos. Los códigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los códigos largos también significan que el almacenamiento de información de una base de datos requerirán mas memoria.
Los códigos cortos son fáciles de recordar y fáciles de capturar . si los códigos son largos deben ser divididos en subcodigos . por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa información en grupos cortos.

Mantenga los Códigos Estables :
Estabilidad significa que el código de identificación para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un código de derivación alfabética para una lista de suscritores de una revista. La flecha de expiración no fue parte del código de identificación del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie.
No cambie las abreviaturas del código en un sistema nemónico. Una vez que ha escogido las abreviaturas del código no trate de revisarlas, debido a que esto hace extremadamente difícil la adaptación del personal de captura.
Asegúrese que los Códigos sean Únicos
Para que funcionen los códigos deben ser únicos. Tome nota de todos los códigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el mismo numero o nombre de código a los mismos conceptos. Los números y nombres de código son una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos.

Permita que los Códigos sean Ordenables:
Si va a manejar los datos en forma útil, los códigos deben ordenables. Por ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres símbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el número de día y los dos últimos el año, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los años como los meses estarían fuera de orden . Asegúrese de que pueda hacer lo que pretende con los códigos que crea. Los códigos numéricos son mas fáciles de ordenar que los alfanuméricos y, por lo tanto, considere la conversación a números cada vez que sea práctica.
Evite los Códigos Confusos
Trate de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son fácilmente confundidos, y también sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, códigos como B1C y 280Z son insatisfactorios.

Conclusión
Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la codificación efectiva y sus tipos de codificación, En cuanto a la codificación efectiva los datos pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos la codificación es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que estén codificados.
En los tipos de códigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de códigos especifican permiten tratar los datos en una forma particular.
códigos Simples

TALLER NUMERO 1

1. En que consiste la representación escrita?

Hasta el año 1741 en que el danés Achersen sustituyó por medio de tablas el enunciado literario de los datos, éste era el método utilizado para la presentación de los datos. Consiste en incorporar en forma de textos los datos estadísticos recopilados. Actualmente es la modalidad adoptada en informes, documentos y libros, sin perjuicio de utilizar también la presentación tabular.

2. Realice 3 ejemplos de registro de información en representación escrita

→La contribución de los servicios de transporte al PIB, para el período 2000 – 2007, ha oscilado
alrededor del 4%, así en el año 2006 el PIB del sector transporte en pesos constantes del año
2000 fue de $ 10.434.287 millones representando el 4.11% del total y para el 2007 fue de $
11.070.614 millones, lo que significó una participación del 4.04% en el PIB Total.

→ República Dominicana aporta un 20 % del total de habitaciones hoteleras de la región del Caribe, con un total de 38,585, de acuerdo con la Asociación Nacional de Hoteles y Restaurantes (ASONAHORES). Indica que a República Dominicana le sigue Cuba, con 31,837 habitaciones y luego Jamaica, con unas 22,954. La región caribeña posee una oferta total de 195,107 habitaciones, y continúa siendo el lugar preferido para vacacionar de los turistas europeos[1].

→ Las exportaciones de la Comunidad Andina fueron de 76.307 millones de dólares en el 2007,
mientras que las importaciones fueron de 71.008 millones de dólares, por su parte, el
intercambio comercial de la Comunidad Andina con el Mundo fue de 147 mil millones de
dólares en el 2007 y la balanza comercial fue favorable para la Comunidad Andina,
ascendiendo en el año 2007 a 5 mil millones de dólares.

3. Describa de que se trata la representación semi – tabular.

Consiste en incorporar cifras a un texto, y se resaltan dichas cifras para mejorar su comprensión

4. Desarrolle 3 ejemplos del registro de información semi – tabular

→ participacion carga moviliaria por grupos de produccion

el grupo manufacturero tuvo un participacion del 79%
el grupo agricola tuvo un a particiopacion del 7%
el grupo minero tuvo una participacion del 11%
el grupo pecuario tuvo un participacion del 3%

→ en el año 2009 colombia realizo exportaciones a paises como:

estados unidos: 29%
union europea venezuela: 155
mercosur : 9%
china :5%
japon:5%
chile:4%
panama:4%
mexico:2%
caricom:1%
rusia:1%
india:1%

→ en el año 2009 se realisaron cargas dde combustibles como:

ACPM: 136.497.526
GASOLINA: 2.956.485
GAS: 264.698

5. Explique el registro de información tabular

Esta forma de representación consiste en ordenar los datos numéricos en filas y columnas, con las especificaciones correspondientes acerca de su naturaleza. Los datos estadísticos podrían presentarse incorporados a un texto -como en los ejemplos anteriores- pero es evidente que esto no es posible cuando se trata de muchos datos. En este caso se recurre a los cuadros y las tablas, mediante las cuales la información susceptible de expresión numérica aparece en forma concreta, breve, ordenada y de fácil de examinar.

Partes de un recuadro o tabla

Todo cuadro o tabla estadística posee por lo menos cuatro elementos esenciales:
→ Título
→ Columna matriz
→ Encabezamiento de las columnas
→ Cuerpo

En algunos casos se agregan además como indicaciones complementarias:
→ la numeración
→ La indicación de fuente
→ Notas al pie o al calce

6. Elabore una tabla de datos con 4 columnas y 4 filas en donde se ejemplifique el registro tabular.

7. En que consiste la representación gráfica en lo pertinente a registro de información

Este tipo de representación, como medio auxiliar del que se vale la estadística para llevar al público profano sus conclusiones, ha adquirido notable desarrollo en los últimos tiempos. Si bien es cierto que el método gráfico representa en forma más atractiva y expresiva los datos compilados (puesto que de una sola ojeada se puede tener una visión del conjunto y se puede ver en concreto lo que se considera abstracto), desde el punto de vista estrictamente técnico, no podemos considerarla como un modo riguroso de representación estadística.

Debemos hacer notar, asimismo, una serie de limitaciones a la utilización de la representación gráfica:
→ No puede representar tantos datos como un cuadro o tabla estadística.
→ No permite la apreciación de detalles.
→ El gráfico no puede dar valores exactos.
→ Los gráficos requieren mayor tiempo en su ejecución que los cuadros y tablas.
→ Se presta a deformaciones, por las escalas utilizadas.

La ventaja del método no es la de dar una expresión más exacta que la de las cifras, sino dar una idea más simple y permanente del progreso gradual y de cantidades comparables en períodos diferentes, presentando a la vista una figura o gráfico cuyas proporciones corresponden al monto de las cantidades que se intenta expresar.

8. Realice una tabla de datos en donde se haga una comparación mensual de las ventas de una empresa y luego realizar la representación gráfica